Indien u een Lightspeed Retail gebruiker bent, kunt u hier de uitleg vinden om snel aan de slag te gaan:

Indien u een Lightspeed Golf gebruiker bent dan vindt u de uitleg hier:

Wanneer u voor het eerst uw account op QuoteMachine aanmaakt, helpt de configuratie wizard u met alle stappen. Bent u echter te snel gegaan of wilt u enkele details nog eens bekijken, dan laat dit artikel de belangrijke stappen zien voor het opstellen en sturen van uw eerste offerte of factuur.

Video met de belangrijkste kenmerken

Bedrijfsadres

Het bedrijfsadres kan aangepast worden via ''Mijn account'', onder het tabblad ''Instellingen''.

Wanneer u op ''Bewerk bedrijfsgegevens'' klikt, komt u terecht op een formulier waarmee u uw bedrijfsgegevens en het logo kunt aanpassen (dit logo verschijnt op de e-mails die u verzendt).

Vergeet niet om op ''Opslaan'' te klikken wanneer u de bedrijfsgegevens heeft aangepast.

Omzetbelasting

Indien uw verkopen belastingen vereisen, kunt u uw belastingtarief instellen in de account instellingen, te vinden onder "Mijn account" en vervolgens "Instellingen".

De templates voor uw offertes en facturen bepalen de lay-out en het algemene ontwerp van de documenten die u verzendt. U moet ten minste één template hebben die u kunt gebruiken voor het verzenden van een offerte.

Producten of diensten die u verkoopt, kunnen aangemaakt worden terwijl u bezig bent met het opstellen van een nieuwe offerte of factuur. Wij raden u echter aan om deze van tevoren aan te maken met behulp van uw "Catalogus". U vindt de catalogus in het linker menu.

U kunt op meerdere plekken in QuoteMachine een nieuwe offerte aanmaken, namelijk via de knop "Nieuwe offerte" in de linker zijbalk of via de knop "Nieuwe offerte" in het offertedashboard.

Selecteer of Creëer een klant

Wilt u een nieuwe offerte maken, dan dient u allereerst een bestaande klant te selecteren of een nieuwe klant aan te maken. Deze klant zal de ontvanger zijn van uw offerte.

Als u op "Kies bestaande klant'' klikt, heeft u de mogelijkheid om te zoeken op naam of e-mailadres.

Klikt u op ''Nieuwe klant'' dan kunt u een formulier invullen met de contactgegevens van de klant.

De velden ''Bedrijfsnaam'' en ''E-mail'' zijn verplicht om een nieuw contact op te kunnen slaan. U kunt ook gegevens toevoegen zoals een adres en de taal van de klant, zodat u deze later kunt gebruiken.

Voeg producten toe

De volgende stap is het toevoegen van producten of diensten aan de prijstabel.

Wanneer u klikt op ''Een product of dienst toevoegen'' in de prijstabel verschijnt de zoekbalk waarmee u producten of diensten kunt vinden.

Van daaruit kunt u producten in uw catalogus zoeken en vervolgens op een product of dienst klikken om deze aan uw prijstabel toe te voegen.

Indien een product of dienst nog niet in de catalogus staat, dient u deze aan te maken door op de knop "Snel maken" te klikken.

Bent u klaar met het toevoegen van producten en diensten aan de prijstabel, bekijk en controleer dan het ontwerp en de lay-out van de factuur of offerte voordat u deze aan de klant verzendt.

Klik op "Voorbeeld" om te zien hoe de klant uw ontwerp te zien zal krijgen.

Bent u tevreden bent met de offerte dan is het tijd om deze aan de klant te sturen.

Klik op ''Verzenden''.

Hiermee komt de e-mail interface tevoorschijn. Klik op ''Nu verzenden'' wanneer u klaar bent met het bewerken van uw e-mail. De offerte of factuur wordt nu naar de klant verzonden.

Zodra uw offerte is verzonden, krijgt u toegang tot analyses. Hier kunt u zien of de klant uw offerte heeft gelezen of ermee bezig is geweest.

Vanuit deze pagina is het mogelijk om:

U ontvangt een e-mailmelding zodra een belangrijke gebeurtenis met betrekking tot een offerte plaatsvindt, bijvoorbeeld wanneer de klant deze online accepteert.

Wanneer de klant het aanbod heeft geaccepteerd, kunt u op de knop "Gewonnen" klikken om de verkoop te bevestigen en succesvol af te ronden.

Facturen volgen een soortgelijk proces als offertes. U kunt een nieuwe factuur aanmaken vanuit een geaccepteerde offerte of door deze apart te creëren.

Het dashboard biedt u snelle manieren om te zien wie u nog geld verschuldigd is alsook eenvoudige hulpmiddelen die ervoor zorgen dat u op tijd wordt betaald.