Parfois il peut être utile d'avoir une copie des factures en dehors de QuoteMachine. Plusieurs méthodes sont disponibles en fonction de vos besoins.

La fonction d'export permet de générer un fichier CSV, utilisable dans un logiciel de feuille de calculs à partir d'un rapport généré depuis le menu "Factures"

Assurez-vous de filtrer les résultats pour ne montrer que ceux qui sont pertinents pour l'export ou de désactiver les filtres si vous souhaitez tout exporter.

Lorsque vous êtes prêt à exporter, cliquez sur "Exporter tous les résultats".

Une fenêtre de confirmation vous donnera l'option d'exporter le détail des produits contenu dans la facture ou seulement les données générales de facturation (sous-totaux, taxes, totaux, dates, client, numéro de facture).

En fonction de la taille de l'export, vous recevrez un courriel contenant un lien pour le télécharger entre quelques minutes et quelques heures après la demande.

Par exemple, si vous ne souhaitez pas donner une accès QuoteMachine à votre comptable, il peut être pertinent de le mettre en copie de vos envois sans que vos clients en soient conscients.

Pour cela, vous pouvez utiliser le champs BCC du modèle de courriel. Renseigner le courriel directement depuis le modèle est un bon moyen de s'assurer que cette adresse sera par défaut, tout le temps mise en copie.

Zapier est un outil très pratique pour créer des automatisations. Par exemple vous pouvez créer un Zap qui enregistrera une copie de chaque nouvelle facture dans un dossier Google Drive.

Le lien suivant vous donne accès à un template qui fait exactement cela: Template Zapier pour exporter les PDF des factures dans Google Drive